more

Imeldaziekenhuis Bonheiden

Début 2017, nous avons transféré les stocks de l’entrepôt central, de l’entrepôt stérile et de l’entrepôt CSA vers le nouveau site d’Hospital Logistics (HL), à Aarschot. HL approvisionne désormais notre hôpital et notre centre de soins résidentiels Den Olm depuis plusieurs mois.

Hospital Logistics se consacre exclusivement à la logistique du transport dans le secteur des soins de santé depuis 1996. Chris van Dingenen, responsable du service Logistique Interne, se dit extrêmement satisfait de ce nouveau partenariat.

Les réunions mensuelles de concertation sont l’occasion de faire le point sur les questions en cours et de rectifier le fonctionnement opérationnel. HL a une vision à long terme pour notre hôpital, cela ne fait aucun doute. Ils ont, en outre, une grande expérience du secteur des soins de santé.

Petit bout d’histoire
Jusqu’en 2016, l’entrepôt central, l’entrepôt stérile et l’entrepôt CSA géraient leurs stocks eux-mêmes, sur le site de l’hôpital Imelda. Les entrepôts passaient directement commande aux fournisseurs, se chargeaient du stockage dans nos entrepôts et du picking (préparation des marchandises commandées à l’entrepôt). La logistique interne se chargeait aussi de scanner les stocks MIN/MAX dans les départements, du transport et de l’agencement.

Le partenariat avec HL a vu le jour après une analyse approfondie de notre organisation logistique.

Pourquoi avez-vous décidé de confier les fonctions de magasinage à HL ?
« Notre hôpital aspire à une utilisation optimale des ressources disponibles. Cette nouvelle méthode augmente l’efficacité de nos processus, tout en étant le choix le plus responsable d’un point de vue économique. Nous pouvons désormais affecter l’espace libéré à des finalités qui concernent les soins de santé. »

Quelles tâches avez-vous cédées à Hospital Logistics ?
« HL gère les achats opérationnels, le stockage et la distribution des articles en stock de l’entrepôt central, de l’entrepôt stérile et de l’entrepôt CSA. »

Quelles tâches l’hôpital Imelda continue-t-il d’assurer ?
« Le service des achats et la pharmacie stérile continuent à négocier les conditions avec nos fournisseurs. Le département de logistique interne reste responsable du scan et de la gestion des stocks MIN/MAX des départements, du transport interne et de l’agencement. »

Quel est le plus gros changement ?
« Une distance physique nous sépare désormais des produits », explique Chris Van Dingenen. « Avant, les stocks étaient ici, à l’hôpital. Maintenant, ils se trouvent à Aarschot, à 30 kilomètres. Pour le reste, les changements sont mineurs. Il faut passer la commande dans l’outil web d’HL et plus dans notre logiciel ECO. Nous continuons à assurer la gestion des stocks MIN/MAX dans les départements, le scan et l’agencement. Des instructions de travail ont été établies en soutien aux départements. Elles leur fournissent une vue d’ensemble claire de toutes les informations dont ils ont besoin. »

Logistique interne
« Avant, je pouvais aller vérifier personnellement si nous avions toujours une certaine marchandise en stock. Je la remettais directement à la personne qui me l’avait demandée », explique Tim Schoeters, qui travaillait auparavant dans l’entrepôt stérile.

Tim est maintenant une des personnes de contact pour toutes les questions relatives à HL. Il lui arrive de recevoir des appels urgents pour des réassortiments. « Nous transmettons ces demandes à HL. Nous les analysons ensemble et cherchons à savoir quel serait le délai de livraison. Tout est fluide : il me suffit d’envoyer un e-mail à HL ou de leur passer un appel. Nous cherchons toujours la meilleure solution pour nos départements. »

L’idée est-elle de pouvoir commander des réassortiments de manière ponctuelle ? « Pas vraiment, en fait », répond Chris Van Dingenen. « Nous respectons des moments de commande et de livraison fixes pour nos départements. Chaque département reçoit un menu logistique comportant une vue d’ensemble claire. Les réassortiments sont à éviter. Il nous arrive d’accepter des commandes en urgence, mais elles s’accompagnent de frais supplémentaires. Pour garantir un déroulement optimal, certains points de la logistique interne doivent encore être améliorés. Tim et Steven, les deux magasiniers, sont les personnes les mieux placées pour en juger. Ils savent quels départements nous appellent le plus souvent par rapport à des livraisons complémentaires. »

Chris a bien conscience que certains services requièrent une attention toute particulière. « Plusieurs départements cruciaux, comme le quartier opératoire, Cathlab et Diabetes ont besoin de produits spéciaux qui ne se trouvent pas en stock par défaut. Je suis occupé à faire le point avec eux sur leur organisation logistique. Nous les aiderons à l’optimiser davantage. »

Suivi de la qualité
« Nous recevons des récapitulatifs des nouvelles commandes et incidents sur base journalière afin de pouvoir assurer un suivi minutieux », répond Chris. « Nous suivons aussi les indicateurs (KPI des tableaux de bord) qui figurent dans les rapports mensuels, ce qui nous permet de réagir rapidement et de rectifier le tir si nécessaire. Le transfert du stock vers un autre site a été synonyme de renouveau pour plusieurs de nos collaborateurs : certains ont changé de service, d’autres de fonction. »

Mise en œuvre au niveau départemental
Marijke Van Camp, infirmière en chef, témoigne : « La transition vers HL s’est déroulée en toute fluidité dans notre département. Notre stock ne comporte pas vraiment de produits spéciaux ou spécifiques. Linda Heremans, notre assistante logistique, n’a donc eu aucun mal à trouver ses marques. »

« Nous avons passé notre stock à la loupe en compagnie de Chris, de la Logistique Interne, avant la transition vers HL. Nous avons augmenté nos stocks de marchandises et avons réapprovisionné certains articles », commente Linda, assistante logistique. « Les quelques petites incertitudes de la première semaine ont été rapidement clarifiées. »

Linda se charge de la gestion des stocks du département Chirurgie 1 en quasi-autonomie. Elle commande les marchandises du stock. Les infirmiers du département lui signalent quand certains articles viennent à manquer. « Le service Logistique Interne se montre toujours disponible. Si j’ai le moindre problème ou la moindre question, il me suffit de leur envoyer un e-mail ou de téléphoner. Ils ont toujours une bonne solution à me proposer. »

 

Chris Van Dingenen
Responsable du service logistique interne

Imeldaziekenhuis Bonheiden

En quoi pouvons-nous être utiles à votre organisation logistique ?
Contactez-nous, sans engagement.