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UZ Leuven

Dans le secteur des soins de santé, la logistique des fournitures et matériels exige une approche différente de celle proposée par un partenaire prestataire classique. Hospital Logistics est habitué aux situations spécifiques rencontrées dans un hôpital.

Son approche professionnelle basée sur son expertise logistique et sa capacité d’adaptation est pour Gunter Gonnissen, chef du service de Logistique et de Mobilité de l’UZ Leuven, une des raisons de poursuivre la collaboration.

Professionnalisme
«Le professionnalisme suppose aussi que vous jugez d’un œil plus critique l’exécution des tâches que vous confiez à des tiers. Vous mettez ainsi votre partenaire au défi de devenir plus perfectionniste et c’est un processus par essais et erreurs. Tant les rouages de l’UZ Leuven (service des Achats, IT, transport, micro-distribution…) que ceux de Hospital Logistics (service clientèle, service opérationnel, gestion des stocks…) doivent continuer à fonctionner de concert. Et s’il y a un problème, il faut analyser ensemble minutieusement et systématiquement la cause et la façon d’y remédier», explique Gunter Gonnissen.

Tester de nouveaux trajets
Dans la logistique des fournitures et des matériels, le souci d’amélioration de la qualité est aussi une préoccupation permanente. Mais innover comporte aussi des risques, d’autant plus pour un client important dans le secteur des soins de santé comme l’UZ Leuven. L’avantage de Hospital Logistics est que l’entreprise dispose aussi dans son portefeuille de clients d’entités de soins plus petites. Elle peut y tester de nouveaux trajets et transposer cette expérience chez ses clients de plus grande taille. L’implémentation du système logiciel SAP, incluant le suivi complet des ressources et de la gestion des stocks, en est un exemple. Il a déjà été testé avec succès aux Pays-Bas. «En 2018, dans le cadre de sa prestation de services à l’UZ Leuven, Hospital Logistics va franchir le pas important vers SAP. Nous parcourons actuellement un trajet préparatoire pour le basculement. Nous passerons ensuite à court terme au voice picking afin d’encore améliorer la qualité du picking.» Actuellement, les collaborateurs de Hospital Logistics font le tour du magasin munis d’une pickinglist afin de sortir les fournitures nécessaires des rayons. Pour l’UZ Leuven, un million de picklines sont nécessaires par an, dont déjà aujourd’hui plus de 99% s’effectuent correctement. Pour améliorer encore ce résultat, le collaborateur va être envoyé par l’ordinateur à une picklocation, devoir confirmer l’exécution de cette tâche à l’aide d’une commande et, enfin, transmettre pour vérification une partie d’un code de confirmation choisi par l’ordinateur.

Un défi permanent
Une concertation sur une base régulière a permis d’éliminer les sources d’exaspération dans les départements, comme le suivi backorder. Un backorder est un article en stock qui n’est temporairement plus disponible chez le fournisseur. «Les accords conclus précédemment favorisaient un backorder après l’autre parce que Hospital Logistics n’avait aucune idée de l’ampleur de la pénurie. En continuant à enregistrer dans le futur les besoins par article, l’entreprise obtient une image plus réelle de nos besoins et peut adapter les commandes.»

Pour rester performante, l’entreprise souhaite une plus grande standardisation pour un certain nombre de procédures standard sur base des connaissances accumulées par ailleurs. Ce n’est pas considéré de façon négative par Gunter Gonnissen aussi longtemps que pour d’autres demandes très spécifiques l’UZ Leuven reçoit une prestation de services sur mesure.

La gestion du stock en magasin
Tout ce qui est commandé à l’UZ Leuven est réparti en articles présents dans le stock du magasin chez Hospital Logistics ou doivent être commandés en externe (crossdocks). «Le stock dans le magasin est géré par Hospital Logistics. L’entreprise se charge des achats aux prix que nous avons négociés avec les fournisseurs. La gestion du magasin est sous sa responsabilité et ce qui doit être commandé en externe est directement livré chez eux. Nous évitons ainsi que tous les fournisseurs se présentent chez nous et la surcharge de trafic qui en découle. Par jour, six semi-remorques livrent tout le matériel commandé à l’hôpital. Les fournitures sont ensuite distribuées via transport interne par notre propre personnel. Nous avons sur notre campus Gasthuisberg par exemple un millier d’adresses de livraison, dont 200 sont approvisionnées une fois par jour (unités de soins, salles d’opération…), et les 800 autres une fois par semaine (secrétariats…). De ce fait, nous n’économisons pas seulement de l’espace de stockage, mais nous réduisons aussi la surcharge de travail puisqu’il suffit qu’une seule personne réceptionne une fois par jour toutes les marchandises dans le département. En ce qui concerne les coûts, ils sont neutres, mais nous gagnons surtout en professionnalisme.»

Des services complémentaires
De plus, Hospital Logistics se charge aussi du transport entre les campus de l’UZ Leuven. «Nous avons un service level agreement avec Hospital Logistics: toutes les prestations de services y sont reprises, ainsi que les procédures d’urgence, et elles sont évaluées pratiquement tous les ans et modifiées si nécessaire», ajouter Gunter Gonnissen.

Une concertation sur une base régulière a permis d’éliminer les sources d’exaspération dans les départements. En continuant à enregistrer dans le futur nos besoins, Hospital Logistics obtient une image plus réelle de nos besoins et peut adapter la gestion de stocks.

 

Gunter Gonnissen
Chef du département logistique et mobilité

UZ Leuven

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