Testen van nieuwe trajecten
Ook in de goederenlogistiek is de zoektocht naar kwaliteitsverbetering een continue zorg. Maar innoveren houdt ook risico’s in, zeker voor een grote klant in de zorgsector zoals UZ Leuven. Het voordeel van Hospital Logistics is dat het bedrijf ook kleinere zorgentiteiten in haar portfolio heeft. Daar kunnen nieuwe trajecten worden uitgetest en die ervaring neemt het bedrijf mee naar grotere klanten. Een voorbeeld hiervan is de invoering van het SAP-softwaresysteem waarin de volledige opvolging van ressources en magazijnbeheer zit. Dat werd in Nederland al succesvol uitgetest. “Wij zullen in 2018 de grote stap naar SAP zetten we doorlopen nu een heel voorbereidingstraject voor de omschakeling. Daarna wordt op korte termijn ook overgestapt op voice picking om de kwaliteit van de picking nog te verbeteren.” Vandaag gaan ze bij Hospital Logistics met een pickinglijst rond om de nodige materialen uit de rekken. Voor UZ Leuven zijn een miljoen picklijnen per jaar nodig waarvan nu al meer dan 99% correct gebeurt. Om dat nog te verbeteren zal de medewerker naast het checken van de codes, een bijkomende bevestiging geven door bijv. het tweede cijfer op de code in een microfoon te herhalen.
Een continue uitdaging
Door regelmatig overleg kunnen bronnen van ergernis op de afdelingen worden verholpen, zoals bijvoorbeeld de backorder opvolging. Een backorder is een order die niet uit de voorraad kan worden geleverd maar wordt nageleverd. “Eerder gemaakte afspraken werkten backorder na backorder in de hand omdat ze bij Hospital Logistics geen idee hadden van de omvang van het tekort. Door in de toekomst te blijven registreren wat de noden zijn per stuk, krijgt het bedrijf een reëler beeld van onze behoeften en kunnen ze hun bestellingen aanpassen.”
Om performant te blijven vraagt het bedrijf voor een aantal standaardprocessen meer standaardisatie op basis van de kennis die ze elders hebben opgebouwd. Dit wordt evenwel door Gunter Gonnissen niet negatief ervaren zolang ze voor andere heel specifieke vragen dienstverlening op maat krijgen.
Beheer van de magazijnstock
Al wat in UZ Leuven wordt besteld wordt opgedeeld in artikels die bij Hospital Logistics in het magazijn in stock liggen of extern moeten worden besteld (crossdocks). “De stock in het magazijn wordt door hen beheerd: zij doen de inkopen aan prijzen die wij afgesproken hebben met de leveranciers. Het magazijnbeheer is hun verantwoordelijkheid maar ook wat extern wordt besteld, wordt rechtstreeks bij hen geleverd. Zo vermijden we dat alle leveranciers hier over de vloer komen en de daarmee gepaard gaande verkeersoverlast. Per dag leveren zes grote opleggers al het bestelde materiaal af aan de poorten van het ziekenhuis. Vanaf daar wordt het via intern transport door eigen mensen verdeeld. We hebben hier op Gasthuisberg een 1000-tal afleveradressen waarvan er 200 één keer per dag worden beleverd (verpleegeenheden, operatiezalen…), en de andere 800 één keer per week (secretariaten, … ). Daardoor besparen we niet alleen opslagruimte, maar door de organisatie ervan volstaat het dat één persoon op de afdeling één keer per dag alle goederen ontvangt, dus ook daar minder overlast. In kosten is het verhaal redelijk neutraal, maar we winnen vooral aan professionalisering.”
Extra dienstverlening
Daarnaast doet Hospital Logistics transport tussen de campussen van UZ Leuven. “We hebben service level agreement met hen: alle dienstverleningen staan daarin uitgeschreven, ook de noodprocedures, en die worden bijna jaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgesteld”, voegt Gunter Gonnissen eraan toe.
