NOS HISTOIRES A SUCCES

L’hôpital Imelda Bonheiden

Début 2017, nous avons transféré les stocks de l’entrepôt central, de l’entrepôt stérile et de l’entrepôt CSA vers le site d’Hospital Logistics à Aarschot. Hospital Logistics approvisionne désormais notre hôpital et notre centre de soins Den Olm depuis plusieurs mois.
2020-12-06 16:31:14
Hospital Logistics se consacre exclusivement à la logistique (du transport) des marchandises dans le secteur des soins de santé depuis 1966. Chris van Dingenen, responsable du service Logistique Interne, se dit extrêmement satisfait de ce nouveau partenariat.

Petit bout d’histoire

Jusqu’en 2016, l’entrepôt central, l’entrepôt stérile et l’entrepôt CSA géraient leurs stocks eux-mêmes sur le site de l’hôpital Imelda. Les entrepôts passaient directement commande aux fournisseurs, se chargeaient du stockage dans nos entrepôts et de l’orderpicking (préparation des marchandises à l’entrepôt). La logistique interne se chargeait aussi de scanner les stocks MIN/MAX dans les départements, du transport et de l’agencement.

Le partenariat avec Hospital Logistics a vu le jour après une analyse approfondie de notre organisation logistique.

Pourquoi avez-vous décidé de confier les fonctions de magasinage à Hospital Logistics ?

“ Notre hôpital aspire à une utilisation optimale des ressources disponibles. Cette nouvelle méthode de travail augmente l’efficacité de nos processus, tout en étant le choix le plus responsable d’un point de vue économique. Nous pouvons désormais affecter l’espace libéré à des finalités qui concernent les soins de santé.”
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“ Il me suffit d’envoyer un e-mail ou de passer un coup de fil à notre service Logistique Interne si j’ai le moindre problème ou la moindre question. Ils ont toujours une bonne solution à me proposer .”

Quelles tâches avez-vous cédées à Hospital Logistics ?

“ Hospital logistics gère les achats opérationnels, le stockage et la distribution des articles en stock de l’entrepôt central, de l’entrepôt stérile et de l’entrepôt CSA.”

Quelles tâches l’hôpital Imelda continue-t-il d’assurer ?

“ Le service des achats et la pharmacie stérile continuent à négocier avec nos fournisseurs. Le département de logistique interne reste responsable du scan et de la gestion des stocks MIN/MAX des départements, du transport interne et de l’agencement;”

Quel est le plus gros changement ?

“ Une distance physique nous sépare désormais des produits “, explique Chris van Dingenen. “ Avant, les stocks étaient ici, à l’hôpital. Maintenant, ils se trouvent à Aarschot, à une trentaine de kilomètres d’ici. Pour le reste, les changements sont mineurs. Il faut passer la commande dans l’outil web d’Hospital Logistics au lieu de passer via notre logiciel ECO.

Nous continuons à assurer nous-mêmes la gestion des stocks MIN/MAX dans les départements, le scan et l’agencement. Des instructions de travail ont été établies en soutien aux départements qui leur fournissent une vue d’ensemble claire de toutes les informations dont ils ont besoin.”
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Logistique interne

“ Avant, je pouvais aller vérifier personnellement si nous avions toujours une certaine marchandise en stock. Je la remettais directement ( à la personne qui me l’avait demandée )” explique Tim Schoetens, le magasinier, qui travaillait auparavant dans l’entrepôt stérile. Tim est maintenant une des personnes de contact pour toutes les demandes relatives à Hospital Logistics. Il lui arrive de recevoir des appels urgents pour des réassortiments. “ Nous transmettons ces demandes à Hospital Logistics. Nous analysons la demande ensemble et cherchons à savoir quel sertait le délai de livraison le plus bref. Tout est fluide : il me suffit d’envoyer un e-mail à Hospital Logistics ou de leur passer un coup de fil. Nous cherchons toujours la meilleure solution pour nos départements .”

Auriez-vous alors l’intention de commander des réassortiments de manière ponctuelle ?
“ Pas vraiment “, nous explique Chris van Dingenen. “ Nous respections des moments de commande et de livraison fixes pour nos départements. Chaque département a reçu un menu logistique comportant une vue d’ensemble claire. Les réassortiments sont à éviter. Il nous arrive d’accepter des commandes en urgence, mais elles s’accompagnent de frais supplémentaires. Pour garantir un déroulement optimal, certains points de la logistique interne doivent encore être améliorés. Tim et Steven, les deux magasiniers, sont les personnes les mieux placées pour en juger. Ils savent quels départements nous appellent le plus souvent concernant des livraisons complémentaires.”

Suivi de qualité

“ Nous recevons des récapitulatifs des backorders et incidents sur base journalière afin de pouvoir assurer un suivi minutieux”, nous raconte Chris. “ Nous suivons aussi les indicateurs (KPI des tableaux de bord) qui figurent dans les rapports mensuels , ce qui nous permet de réagir rapidement et de rectifier le tir si nécessaire.” Le transfert du stock vers un autre site a entraîné aussi un changement pour un certain nombre de collaborateurs. Certains parmi eux ont changé de service, d’autres de fonction.”

Mise en oeuvre au niveau départemental

Marijke Van Camp, infirmière en chef, témoigne : “ Dans notre département, la transition vers Hospital Logistics s’est déroulée en toute fluidité. Notre stock ne comporte pas vraiment de produits spécifiques au spéciaux. Linda Heremans, notre assistante logistique n’a donc eu aucun mal à trouver ses marques. “

“Avant la transition vers Hospital Logistics, nous avons passé notre stock à la loupe en compagnie de Chris, de la Logistique Interne. Nous avons augmenté nos stocks de marchandises et avons réapprovisionné certains articles “, commente Linda, assistante logistique. “Les quelques petites incertitudes de la première semaine de la transition ont été rapidement clarifiées.”
Linda se charge de la gestion des stocks du département Chirurgie 1 en quasi-autonomie. Elle commande les marchandises du stock. Les infirmiers du département lui signalent quand certains articles viennent à manquer.

Chris Van Dingenen - Responsable du service Logistique Interne Imeldaziekenhuis Bonheiden

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